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Die Situation im Unternehmensalltag:
1. Ausgangssituation
In einer kleineren Vertriebsabteilung (insgesamt 5 Mitarbeiter) verlässt ein Mitarbeiter altersbedingt die Abteilung nach über 30 Jahren Betriebszugehörigkeit. Die Aufgaben müssen folglich neu aufgeteilt werden, da ein Ersatz des Mitarbeiters nicht geplant ist.
2. CoFi-Lösung
Mit Hilfe von CoFi wurde zunächst vom Abteilungsleiter die Ist-Situation präsentiert. Dabei wurden auch die für die Abteilung notwendigen Schnittstellen einschließlich deren Personen dargestellt. Bei allen Personen wurden die Stärken und die Potenziale mit Post-its festgehalten. Das Bild wurde vom Abteilungsleiter abschließend kommentiert und fotografiert.
Danach wurde die Soll-Situation dargestellt, wobei sehr schnell deutlich wurde, dass die Aufgaben und Fähigkeiten des ausscheidenden Mitarbeiters nur teilweise auf die verbleibenden Mitarbeiter aufgeteilt werden können, da diese hierfür noch nicht genügend qualifiziert waren. Dennoch wurden alle Aufgaben wieder zugewiesen und bei den fehlenden Qualifikationen ein Maßnahmeplan je Person festgehalten. Auch dies wurde mit Post-its je Person/Figur festgehalten, und zwar mit Enddatum und Verantwortlichkeit. Nach Abschluss wurde die Soll-Situation vom Abteilungsleiter mit Hilfe des Fotos erneut kommentiert.
3. Ergebnis
Die Umorganisation konnte zügig und im Plan umgesetzt werden.
Dauer: ca. 1,5 Stunden
Raphael Herbig, Geschäftsführer VON DER HEYDT GmbH, Speyer.
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